ניהול בניין חדש מקבלן

משימות חשובות בקבלת בניין חדש מקבלן

1. הכרת צוות הקבלן וספקי המשנה – יצירת קשרים ושיתוף פעולה עם כל גורמי הקבלן והספקים המעורבים בבניית הבניין. שיתוף פעולה זה יאפשר קואורדינציה טובה ותגובה מהירה לבעיות שמתעוררות לאחר האכלוס.

2. קבלת כלל המערכות והשטחים הציבוריים – יש להבטיח קבלת כל המערכות המרכזיות בבניין, כולל מערכות החשמל, המים, המיזוג והביטחון. יש לקבל את חדרי התשתיות, תיקי המתקנים, תעודות האחריות, המפתחות, ציוד כיבוי, שלטים למחסומים, צ'יפים לבקרת כניסה, וסיסמאות למערכות טכנולוגיות בבניין. אלו חשובים לשמירה על התפעול התקין מהיום הראשון.

3. הכרת כל המערכות והתשתיות – על חברת ניהול בניין להכיר את כל המערכות והתשתיות בבניין החדש מקבלן, ולוודא שהן מתפקדות כראוי. המטרה היא שהחברה תוכל לספק פתרון ראשוני ומהיר לכל תקלה שעלולה לצוץ.

4. מיפוי ליקויים ומעקב תיקונים – לאחר קבלת הבניין, יש לבצע מיפוי מלא של הליקויים בשטחים הציבוריים ובמערכות השונות, ולנהל מעקב אחרי תיקונם מול הקבלן. התהליך הזה יכול להימשך חודשים, ולכן חשוב לנהל אותו בצורה שיטתית ומסודרת.

5. ניהול תהליך האכלוס – יש לתכנן את אופן אכלוס הדיירים, הכולל תיאום הובלות, ביצוע שיפוצים ושינויים בדירות, ושמירה על הסדר והניקיון בבניין במהלך התהליך.

6. הדרכת הדיירים – חברת הניהול צריכה להדריך את הדיירים בכל הנוגע להתנהלות בבניין החדש, עם דגש על שימוש נכון במערכות כיבוי האש, כמו ספרינקלרים וגלאי עשן. חשוב גם לפרסם נהלים ברורים להתנהלות במהלך הובלות ושיפוצים, ולספק אמצעי תקשורת נוחים לדיירים, כמו קבוצת וואטסאפ.

7. הכנת תוכנית תחזוקה וניקיון – יש להכין תוכנית עבודה לניהול התחזוקה והניקיון בבניין. תוכנית זו תכלול את תדירות הניקיון, הטיפול בשטחים הציבוריים ובמערכות התשתיות, וביצוע ביקורות שוטפות.

8. ביצוע פרויקטים לשדרוג המבנה – בהתאם לצורכי הדיירים ווועד הבית, ניתן לבצע פרויקטים לשדרוג תשתיות, מערכות או השטחים הציבוריים בבניין החדש מקבלן.

9. סיוע בניהול הדיירים והוועד – חברת הניהול תסייע לוועד הבית בבניית תקנון, פתיחת חשבון בנק, הקמת קבוצות וואטסאפ, והזמנת קווי תקשורת.

10. גביית דמי ועד והקמת בסיס מידע לדיירים – חברת הניהול תדאג לגביית דמי הוועד מכל הדיירים, ותבנה בסיס מידע מפורט הכולל את פרטי בעלי הדירות והשוכרים. תהליך הגבייה יתחיל מיד עם אכלוס הבניין החדש מקבלן.